Artykuł
ZMIANY W PRAWIE PRACY w 2019 ROKU

ZMIANY W PRAWIE PRACY w 2019 ROKU

05 listopada 2018 (19:02)

Rok 2019 przyniesie kolejne zmiany w przepisach prawa pracy. Z dniem 1 stycznia 2019 r. wejdzie w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

W obowiązującym stanie prawnym zasadą jest wypłata wynagrodzenia za pracę do rąk wła-snych pracownika (choć w praktyce już obecnie w większości przypadków wynagrodzenia pra-cowników przelewane są za ich zgodą na rachunki bankowe). Od stycznia 2019 r. nastąpi zmiana formalnoprawna, zgodnie z którą wypłata wynagrodzenia będzie dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złoży w postaci papiero-wej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Kolejna ważna zmiana dotyczy formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Pracodawca będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej (dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników). Po stronie pracodawcy powstanie obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym sto-sunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Przepisy nowej ustawy wprowadzają szereg nowych obowiązków pracodawcy w zakresie m.in. jego obowiązków w toczącym się procesie sądowym, postępowania w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z pracownikiem, zniszczenia dokumentacji pracowniczej, zmianie postaci dokumentacji pracowniczej, obowiązku informowania pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji, postępowania z dokumentacją w przypadku jej nieodebrania przez pracownika oraz wydawania kopii dokumentacji pracowniczej. Opiszę je-dynie niektóre z nich.

W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wy-gasł (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pra-cowniczej), pracodawca będzie kontynuował prowadzenie dla tego pracownika dotychczaso-wej dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pra-cowniczej będzie liczył się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Ważne! W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świa-dectwem pracy będzie obowiązany wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicz-nej informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następują-cego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz zniszczeniu doku-mentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.

Pracodawca zniszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Do czasu zniszczenia pracodawca będzie mógł wydać dokumentację pracowni-czą byłemu pracownikowi.
Pracodawca będzie mógł zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pra-cowniczą. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną będzie następowała przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrze-nie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową będzie możliwa przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. O zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru po-przedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca bę-dzie informował pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy. Warto zatem uregulować tę kwestię w aktach wewnątrzzakładowych. Dodatkowo pracodawca zawiadomi w postaci pa-pierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci doku-mentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia. W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, pracodawca będzie mógł zniszczyć poprzed-nią postać takiej dokumentacji.

W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej będzie przysługiwało dzieciom pracownika, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym, przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osią-gnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyję-tych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, małżonkowi (wdowie i wdowcowi) oraz rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym. Uregulowanie to wyeliminuje dotychczasowe problemy, z którymi w prak-tyce niejednokrotnie borykali się pracodawcy.

Ważne! Pracodawca, w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie ustawy, obowiązany jest poin-formować, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, pracowników, którzy dotychczas otrzy-mywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych, o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę albo złożenia wniosku doty-czącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych. Natomiast pracownik poda-je pracodawcy numer rachunku płatniczego albo składa pracodawcy wniosek dotyczący dal-szej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy informacji, o której mowa powyżej.

Uwaga! Jeżeli w okresie od dnia wejścia w życie ustawy do dnia otrzymania przez pracodaw-cę informacji o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych, przypada termin wypłaty wynagrodzenia za pracę, pracodawca powinien wy-płacić wynagrodzenie do rąk własnych pracownika. Podobnie, jeżeli pracownik nie poda infor-macji ani nie złoży wniosku.

Marek Górecki
adwokat i doradca podatkowy