Od 1 stycznia 2021 r. płatnicy składek lub osoby fizyczne, którzy zlecają wykonanie dzieła są zobowiązani do przekazania informacji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o zawarciu umowy o dzieło w terminie siedmiu dni. Termin ten liczy się od dnia zawarcia umowy. Przedsiębiorca będzie musiał przekazać taką informację, jeżeli umowa o dzieło zostanie zawarta z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub w ramach takiej umowy osoba ta nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.
Ewidencjonowanie umów o dzieło zostało wprowadzone przez tzw. pierwszą tarczą antykryzysową, tj. przez ustawę z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2020.568), a konkretnie przez art. 22 pkt 1 tej ustawy , który do art. 36 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych dodał nowy ust. 17 o następującej treści: Płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło informuje Zakład o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli umowa taka zawarta zostanie z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy, w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy.
Obowiązek zgłaszania umów o dzieło nie dotyczy zatem umów, które:
a) zostały zawarte z własnym pracownikiem,
b) są wykonywane na rzecz własnego pracodawcy, ale zostały zawarte z innym podmiotem.
Niezależnie od powyższego obowiązek ten nie dotyczy umów, które zostały zawarte z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności, a ponadto wszystkich umów, które zostały zawarte przed 1 stycznia 2021 r.
Sposób zgłaszania i wzór dokumentu zgłaszającego umowę o dzieło do ZUS został określony w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej, które zostało opublikowane dopiero w dniu 28 grudnia 2020 r. pod poz. 2366. Rozporządzenie liczy 63 strony, a niniejsza sprawa poruszona jest w § 1 ust. 1 pkt 24.
Umowy trzeba wykazać w nowym formularzu RUD, który jest dostępny na stronie ZUS. We wniosku należy podać dane zamawiającego i wykonawcy, a także opisać przedmiot umowy i okres, na jaki ją zawarto. Formularz RUD można przekazać elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. W jednym formularzu RUD można wykazać maksymalnie 10 umów zawartych z jednym wykonawcą.
Na marginesie zwracam uwagę na następującą kwestię: istnieje ryzyko, że przy okazji kontroli przez ZUS zgłoszonych umów o dzieło kontrolerzy mogą sięgnąć do umów o dzieło zawartych przed 1 stycznia 2021 r. w celu wyjaśnienia (w interesie ZUS), czy umowy te były z prawnego punktu widzenia umowami o dzieło, czy pod fasadą umowy o dzieło nie kryła się umowa zlecenia (umowa zlecenia jest oskładkowana). Proszę o tym pamiętać.