W dniu 7 kwietnia 2023 r. wejdzie w życie druga część przepisów ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 240 z 2023 r.). Dotyczą one pracy zdalnej. Podobnie jak w przypadku zmian Kodeksu pracy w zakresie kontroli trzeźwości pracownika lub obecności w organizmie pracownika środków działających podobnie do alkoholu podzielam stanowisko wielu rozsądnych prawników, że nadmiernie ingerują one w stosowane już od 2-3 lat u wielu pracodawców i utrwalone zasady wykonywania pracy zdalnej. Z uwagi na szereg niemożliwych w praktyce do wykonania obowiązków nałożonych na pracodawcę, nowe przepisy – moim i nie tylko moim zdaniem – mogą paradoksalnie przyczynić się do ograniczenia stosowania pracy zdalnej przez wielu przedsiębiorców. Jedną z podstawowych przesłanek stosowania pracy zdalnej było i pozostaje zaufanie pracodawcy do pracownika, które przez sformalizowanie w noweli do Kodeksu pracy takiego sposobu świadczenia pracy zapewne zostanie mocno nadwyrężone. Dlatego też proponuję, aby – poza przypadkami, w których pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej – stosować ją w miarę możliwości tylko względem zaufanych pracowników. Na marginesie: po co ustawodawca wprowadza do Kodeksu pracy przepisy dotyczące pracy zdalnej (a wcześniej kontroli trzeźwości pracowników), skoro od kilku lat ukształtowały je ustalone między pracodawcą a pracownikami zwyczaje, które notabene są również źródłem prawa. Formalizuje się zatem coś, co funkcjonuje już od kilku lat i się sprawdziło. Stanowi to ewidentny przykład dążenia nie tylko do regulacji przez prawo pozytywne (stanowione) wszelkich dziedzin życia publicznego i prywatnego, ale w praktyce do ich prawnego przeregulowania.
Zanim przytoczę nowe przepisy Kodeksu pracy o pracy zdalnej zwracam uwagę na przykładowe ryzyka występujące po stronie pracodawcy przy wykonywaniu pracy zdalnej przez pracownika:
1. Zgodnie z treścią nowych przepisów praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy jedynie w dwóch określonych przez te przepisy przypadkach (wymieniam je poniżej) i to tylko wtedy, jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Oznacza to, że warunkiem jednostronnego skierowania pracownika do pracy zdalnej jest złożenie przez pracownika oświadczenia, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Obowiązek złożenia takiego oświadczenia prowadzi do wniosku, że takie polecenie nie jest z pewnością jednostronne, a nadto że polecenie pracownikowi przez pracodawcę pracy zdalnej nie jest w praktyce poleceniem. Więcej, oświadczenie pracownika nie może mieć charakteru blankietowego, a zatem przed każdym wykonywaniem pracy zdalnej pracownik musi złożyć odrębne oświadczenie o możliwości wykonywana takiej pracy. Polecenie pracy zdalnej nie będzie zatem możliwe w przypadku, w którym pracownik nie przekaże pracodawcy oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej lub oświadczy, że nie posiada warunków lokalowych lub technicznych do świadczenia pracy w formie zdalnej. Zatem w sytuacji, w której w wyniku siły wyższej (np. awarii) w/w warunek nie zostanie spełniony, to pracodawca musi skorzystać z instytucji przestoju (co do zasady płatnego)!? W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik powinien poinformować o tym niezwłocznie pracodawcę. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie powinien cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca musi na ten obowiązek uważać, albowiem jego niewykonanie daje podstawy do wniosku, że pracownik może nie świadczyć na rzecz pracodawcy żadnej pracy (w tym pracy stacjonarnej), zachowując jednakże prawo do wynagrodzenia. Zaznaczam przy tym, że informacja od pracownika o zmianie warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej może być nadużywana przez pracowników, a pracodawca nie ma żadnych możliwości ich weryfikacji.
2. Na potrzeby pracy zdalnej pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, a także zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy. Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy pracodawca powinien również zapewnić pracownikowi wyposażenie stanowiska pracy (biurko i fotel), które nie mieszczą się w pojęciu narzędzi pracy sensu stricto. Pracodawca i pracownik mogą alternatywnie ustalić, iż praca zdalna będzie wykonywana przy wykorzystaniu narzędzi, które nie zostaną przekazane przez pracodawcę. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwać ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą, przy czym wartość ekwiwalentu powinna obejmować koszty rzeczywiście poniesione przez pracownika. Obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony ryczałtem. Powstaje pytanie, w jaki sposób ustalić ryczałt za koszty instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, koszty energii elektrycznej oraz dostępu do internetu. Teoretyczne przesłanki wskazane przez ustawodawcę trudno przełożyć na praktykę. Ryczałt wypłacany pracownikowi nie będzie opodatkowany i oskładkowany, a zatem ryczałt nie może obejmować jakiegokolwiek dodatkowego wynagrodzenia. Pracodawca naraża się bowiem na ryzyko zakwestionowania takiej praktyki przez organy podatkowe lub ZUS. Moim zdaniem, choć zgodnie z nowymi przepisami ryczałt powinien odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika, wyliczenie takich kosztów powinno być finalnie udokumentowane przez pracodawcę na podstawie informacji uzyskanych od pracownika (w tym zakresie pracownik może dopuścić się do wielu nadużyć). Generalnie to temat-rzeka (nie sposób go szczegółowo omówić w niniejszej informacji), ale z uwagi na ryzyko obciążające pracodawcę, to kolejne niezwykle czasochłonne formalne obciążenie pracodawcy.
3. Kolejny problem to kwestia wykonywania pracy zdalnej przez pracownika w godzinach nadliczbowych. Nowe przepisy o pracy zdalnej nie wprowadzają nowych zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy w przypadku pracy zdalnej. Oznacza to, że co do zasady pracodawca musi ewidencjować godziny pracy pracownika zdalnego, uwzględniając m.in.: liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej oraz liczbę godzin nadliczbowych. W przypadku pracownika zdalnego utrudniona, a w praktyce niemożliwa jest kontrola nad tym, czy wykonuje on pracę w godzinach nadliczbowych i to w wymiarze, jaki zgłasza. Jeżeli zatem pracodawca obawia się, że pracownicy zdalni będą nadużywali możliwości zgłaszania nadgodzin, to powinien określić zasady wykonywania takiej pracy – np. na polecenie pracodawcy lub po zaakceptowanym przez pracodawcę zgłoszeniu przez pracownika zamiaru wykonywania takiej pracy przed przystąpieniem do niej. Należy jednak pamiętać, że samo określenie zasad nie jest wystarczające. Pracodawca powinien bowiem ich przestrzegać. Zatem jeżeli widzi, że pracownik nie stosuje się do przyjętego sposobu, powinien zwrócić mu na to uwagę. Inaczej można uznać, że pomimo ustalonych zasad, pracodawca godzi się nadgodziny w sposób dorozumiany.
4. Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca musi sporządzić ocenę ryzyka zawodowego, a także musi określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadza, w miarę potrzeby, instruktaż oraz odpowiednie szkolenie w tym zakresie. Ma też prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym także dotyczącą procedur ochrony danych osobowych. Na tym tle zwracam uwagę, że to na pracodawcy będzie spoczywało ryzyko przestrzegania przez pracownika zdalnego przepisów BHP i ochrony informacji. Ponosi za to odpowiedzialność karną i cywilną. Rodzi się w związku z tym olbrzymi problem. W jaki praktyczny sposób pracodawca ma zapewnić przestrzeganie przez pracownika przepisów BHP i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, co z uwagi na wykonywanie przez niego pracy w domu będzie w praktyce niemożliwe (np. po uzgodnionej wizycie w mieszkaniu pracownika pracownik zmieni umeblowanie mieszkania). Kontrolę w tym zakresie przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Przecież to absurd. Podaję przykład: pracownik złamał nogę w czasie wolnym od pracy np. na rowerze, a pracodawcy zgłasza to jako wypadek przy pracy twierdząc, że nogę złamał podnosząc się z krzesła, przy użyciu którego wykonywał pracę zdalną. W celu uzasadnienia swojego twierdzenia pracownik zawnioskuje – jako świadków – swoich domowników. W jaki sposób pracodawca ma możliwość zweryfikowania jego twierdzenia? Moim zdaniem, jeśli pracownik będzie sprytny, nie ma żadnych. Powyższego nie zmienia fakt, że pracodawcy nie wolno dopuścić do pracy zdalnej osoby, która nie potwierdzi w oświadczeniu, że zapoznała się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz z informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Kolejnym absurdem jest teoretyczne umożliwienie pracodawcy kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika oraz kontrolę w zakresie BHP i ochrony informacji, podczas gdy – zdaniem Głównego Inspektora Pracy – nie może tego zrobić Inspekcja Pracy, ponieważ dom pracownika nie jest miejscem wykonywania zadań przez pracodawcę. Takie oportunistyczne stanowisko PIP w praktyce prowadzi do przerzucenia całkowitej odpowiedzialności za działania pracownika zdalnego na pracodawcę.
Zanim przystąpię do zacytowania nowych przepisów o pracy zdalnej wskazuję, iż regulacje dotyczące pracy zdalnej mogą zostać wprowadzone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników, a także w trybie indywidualnym – tj. w poleceniu wykonywania pracy zdalnej bądź porozumieniu zawartym z danym pracownikiem (przy zawieraniu umowy o pracę, albo przy zatrudnieniu). Pracownik będzie mógł wykonywać pracę zdalnie również okazjonalnie, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
Zaznaczam, że nowe przepisy o pracy zdalnej, które wejdą 7 kwietnia br. mogą być – podobnie jak zalew innych przepisów prawnych – różnie interpretowane (nie wiadomo jak będą interpretowane przez sądy pracy), co stanowi dodatkowe ryzyko dla pracodawcy.
Nowe przepisy stanowią co następuje:
1. Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).
2. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:
1) przy zawieraniu umowy o pracę albo
2) w trakcie zatrudnienia.
3. W przypadku, o którym mowa w punkcie 2 podpunkt 2, uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
4. Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:
1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej
– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
5. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, o którym mowa w punkcie 4, z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.
6. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.
7. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika, o którym mowa w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy (zasadniczo chodzi o pracownika-małżonka, albo pracownika-rodzica dziecka niepełnosprawnego), pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
8. Przepis punktu 7 stosuje się do pracowników, o których mowa w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy (zasadniczo chodzi o pracownika-małżonka, albo pracownika-rodzica dziecka niepełnosprawnego), również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia.
9. Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.
10. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
11. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia zgodnie z punktem 9 albo punktem 10, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.
12. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
13. Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie, o którym mowa w punkcie 9 albo 10, albo nie został wydany regulamin, o którym mowa w punkcie 11 albo 12. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, o którym mowa w punkcie 4, albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
14. W porozumieniu, o którym mowa w punkcie 9 i 10, oraz regulaminie, o którym mowa w punkcie 11 i 12, określa się w szczególności:
1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, o których mowa w poniższym punkcie 21 podpunkt 2 lub 3;
3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w poniższym punkcie 23, lub ryczałtu, o którym mowa w poniższym punkcie 24;
4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
15. Do polecenia, o którym mowa w punkcie 4, oraz porozumienia, o którym mowa w punkcie 13 zdanie drugie, stosuje się odpowiednio punkt 14 podpunkty 2-8.
16. W przypadku wykonywania pracy zdalnej na podstawie punktu 2 podpunkt 1 informacja, o której mowa w art. 29 § 3 Kodeksu pracy (chodzi o warunki świadczenia pracy do dokonywania czynności), obejmuje dodatkowo co najmniej:
1) określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną;
2) wskazanie osoby lub organu, o których mowa w art. 31 Kodeksu pracy (chodzi o organ lub osobę wyznaczoną przez pracodawcę dokonującą czynności w zakresie prawa pracy), odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.
17. W przypadku wykonywania pracy zdalnej na podstawie punktu 2 podpunkt 2 oraz punkt 4 pracodawca przekazuje pracownikowi informacje określone w punkcie 16, w postaci papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej.
18. W przypadku podjęcia pracy zdalnej zgodnie z punktem 2 podpunkt 2 każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
19. Pracodawca nie może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika, o którym mowa w punkcie 7 i punkcie 8, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
20. Odmowa wyrażenia przez pracownika zgody na zmianę warunków wykonywania pracy w przypadku określonym w punkcie 2 podpunkt 2, wystąpienie z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, o którym mowa w punkcie 7 i punkcie 8, a także zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej na zasadach określonych punkcie 18 i punkcie 19 nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.
21. Pracodawca jest obowiązany:
1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3) pokryć inne koszty niż koszty określone w podpunkcie 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w punkcie 9 i punkcie 10, regulaminie, o którym mowa w punkcie 11 i punkcie 12, poleceniu, o którym mowa w punkcie 4, albo porozumieniu, o którym mowa w punkcie 13 zdanie drugie;
4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.
22. Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy (generalnie chodzi o ocenę ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą oraz o zasady ochrony przed zagrożeniami, a także o aktualne i okresowe badania lekarskie).
23. W przypadku, o którym mowa w punkcie 22, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
24. Obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w punkcie 21 podpunkty 2 i 3, albo wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w punkcie 23, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
25. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
26. Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
27. Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadza, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.
28. Pracownik wykonujący pracę zdalną potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z procedurami, o których mowa w punkcie 27, oraz jest obowiązany do ich przestrzegania.
29. Pracownik wykonujący pracę zdalną i pracodawca przekazują informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą.
30. Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w porozumieniu, o którym mowa w punkcie 9 i punkcie 10, regulaminie, o którym mowa w punkcie 11 i punkcie 12, poleceniu, o którym mowa w punkcie 4, albo w porozumieniu, o którym mowa w punkcie 13 zdanie drugie. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.
31. Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
32. Jeżeli pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej, o której mowa w punkcie 2 podpunkt 2, stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy określonych w informacji, o której mowa w poniższym punkcie 40, lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.
33. Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.
34. Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.
35. Pracodawca umożliwia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.
36. Pracodawca realizuje w stosunku do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej obowiązki w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy określone w dziale dziesiątym Kodeksu pracy (reguluje on obowiązki w zakresie BHP), z wyłączeniem niektórych obowiązków określonych w tym dziale Kodeksu pracy (tj. w art. 208 § 1, art. 2091, art. 212 pkt 1 i 4, art. 213, art. 214, art. 232 i art. 233).
37. W przypadku, o którym mowa w punkcie 2 podpunkt 1, szkolenie wstępne w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy osoby przyjmowanej do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe może być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Pracownik potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej ukończenie szkolenia.
38. W przypadku wykonywania przez pracownika pracy zdalnej przepisu art. 2373 § 22 Kodeksu pracy nie stosuje się (Szkolenie okresowe pracownika, o którym mowa w § 2, nie jest wymagane w przypadku pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, chyba że z oceny ryzyka, o której mowa w art. 226 pkt 1, wynika, że jest to konieczne).
39. Praca zdalna nie obejmuje prac:
1) szczególnie niebezpiecznych;
2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
4) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
5) powodujących intensywne brudzenie.
40. Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracowuje informację zawierającą:
1) zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
2) zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
3) czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;
4) zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego. Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.
41. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.
42. Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.
43. Pracownik organizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii.
44. W razie wypadku przy pracy zdalnej art. 234 Kodeksu pracy (chodzi o działania pracodawcy związane z wypadkiem przy pracy) oraz przepisy wydane na podstawie art. 237 § 1 pkt 1 i 2 Kodeksu pracy (chodzi o sposób i tryb ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz chorób zawodowych) stosuje się odpowiednio.
45. Oględzin miejsca wypadku dokonuje się po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej, w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika, w przypadku gdy pracownik ze względu na stan zdrowia nie jest w stanie uzgodnić tego terminu, i członków zespołu powypadkowego. Zespół powypadkowy może odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.
46. W przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu lub innych ustaw lub aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej.
47. Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
48. Do pracy zdalnej, o której mowa w punkcie 47, nie stosuje się postanowień zawartych od punktu 2 do punktu 25 oraz punktu 38.
49. Kontrola wykonywania pracy zdalnej, o której mowa w punkcie 47, kontrola w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem.
50. Postanowień odnośnie pracy zdalnej stosuje się także do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę.