Rok 2019 przyniesie kolejne zmiany w przepisach prawa pracy. Z dniem 1 stycznia 2019 r. wejdzie w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
W obowiązującym stanie prawnym zasadą jest wypłata wynagrodzenia za pracę do rąk własnych pracownika (choć w praktyce już obecnie w większości przypadków wynagrodzenia pracowników przelewane są za ich zgodą na rachunki bankowe). Od stycznia 2019 r. nastąpi zmiana formalnoprawna, zgodnie z którą wypłata wynagrodzenia będzie dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złoży w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Kolejna ważna zmiana dotyczy formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Pracodawca będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej (dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników). Po stronie pracodawcy powstanie obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Przepisy nowej ustawy wprowadzają szereg nowych obowiązków pracodawcy w zakresie m.in. jego obowiązków w toczącym się procesie sądowym, postępowania w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z pracownikiem, zniszczenia dokumentacji pracowniczej, zmianie postaci dokumentacji pracowniczej, obowiązku informowania pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji, postępowania z dokumentacją w przypadku jej nieodebrania przez pracownika oraz wydawania kopii dokumentacji pracowniczej. Opiszę jedynie niektóre z nich.
W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej), pracodawca będzie kontynuował prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie liczył się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.
Ważne! W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie obowiązany wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.
Pracodawca zniszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Do czasu zniszczenia pracodawca będzie mógł wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.
Pracodawca będzie mógł zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną będzie następowała przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową będzie możliwa przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. O zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca będzie informował pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy. Warto zatem uregulować tę kwestię w aktach wewnątrzzakładowych. Dodatkowo pracodawca zawiadomi w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia. W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, pracodawca będzie mógł zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji.
W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej będzie przysługiwało dzieciom pracownika, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym, przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, małżonkowi (wdowie i wdowcowi) oraz rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym. Uregulowanie to wyeliminuje dotychczasowe problemy, z którymi w praktyce niejednokrotnie borykali się pracodawcy.
Ważne! Pracodawca, w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie ustawy, obowiązany jest poinformować, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych, o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę albo złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych. Natomiast pracownik poda-je pracodawcy numer rachunku płatniczego albo składa pracodawcy wniosek dotyczący dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy informacji, o której mowa powyżej.
Uwaga! Jeżeli w okresie od dnia wejścia w życie ustawy do dnia otrzymania przez pracodawcę informacji o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych, przypada termin wypłaty wynagrodzenia za pracę, pracodawca powinien wypłacić wynagrodzenie do rąk własnych pracownika. Podobnie, jeżeli pracownik nie poda informacji ani nie złoży wniosku.