W ubiegłym roku ustawodawca wprowadził w stosunkach cywilnoprawnych nową formę czynności prawnej, tj. formę dokumentową. Zmiana zaczęła obowiązywać od 8 września 2016 r.
Ideą wprowadzenia nowej, dokumentowej formy czynności prawnej było zmniejszenie poziomu formalizmu, jaki wiąże się z zachowaniem w stosunkach cywilnoprawnych formy pisemnej. Wynika to z faktu, iż do zachowania formy dokumentowej nie wymaga się własnoręcznego podpisu. Przy dokumentowej formie czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Legalną definicję dokumentu zawiera ustawa Kodeks cywilny. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Pojawia się pytanie, co może być nośnikiem takiej informacji? Otóż nośnikiem informacji jest dosłownie każdy przedmiot, który umożliwia utrwalenie i odtworzenie informacji. W praktyce może to być sms, e-mail, kartka papieru, dyktafon, itd.
Ważne! Forma dokumentowa czynności prawnej będzie zachowana tylko wtedy, gdy składający oświadczenie woli sam utrwali jego treść w postaci dokumentu lub wyrazi zgodę, żeby treść oświadczenia woli została utrwalona przez inną osobę. Zatem utrwalenie oświadczenia woli bez zgody osoby jej składającej nie może być zakwalifikowane jako zachowanie formy dokumentowej.
Niezachowanie formy dokumentowej czynności prawnej nie powoduje automatycznie nieważności czynności prawnej. Czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy dokumentowej jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę dokumentową i jednocześnie przewiduje rygor nieważności. Natomiast zastrzeżenie formy dokumentowej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy dokumentowej nie jest dopuszczalny w sporze sądowym dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Jednakże mimo niezachowania formy dokumentowej przewidzianej dla celów dowodowych dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron jest dopuszczalny, jeżeli: 1) obie strony wyrażą na to zgodę, 2) żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo 3) fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu. Jeżeli forma dokumentowa jest zastrzeżona dla oświadczenia jednej ze stron, w razie jej niezachowania dopuszczalny jest dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania tej czynności także na żądanie drugiej strony.
Uwaga! Przepisów o skutkach niezachowania formy dokumentowej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami.